Аутсорсинг бухгалтерии. Основные преимущества
В условиях высокой конкуренции и усиливающегося регулирования компании всё чаще сталкиваются с необходимостью оптимизировать внутренние процессы. Аутсорсинг вспомогательных процессов, таких как кадровый учет, бухгалтерия, маркетинг, реклама. Бухгалтерия при этом остается одной из самых ресурсоемких функций: штат специалистов, программное обеспечение, обучение, контроль соответствия законодательству. Однако даже при значительных вложениях руководители бизнеса нередко сталкиваются с операционными сбоями, кадровыми рисками и высокой стоимостью содержания финансовой службы.
Наиболее частые проблемы из области бухгалтерского учета, с которыми сталкивается практически каждый собственник бизнеса:
- размер налоговых отчислений оказался "сюрпризом";
- бухгалтер «всё сдаёт», но налоговая шлет требования;
- о проблемах становится известно, когда уже поздно;
- приходится держать в штате «запасных» бухгалтеров, чтобы не допускать «просадки» на время больничных и отпусков;
- приходится увеличивать арендные офисные площади при росте бизнеса или усложнении бухгалтерии;
- приходится тратиться на обучение персонала при изменении законодательства в сфере налогов;
- нет понимания, как выстраивать диалог с бухгалтерами.
И ниже мы разберем, насколько успешно или неуспешно аутсорсинг закрывает вышеперечисленные проблемы передача на аутсорсинг бухгалтерии.
1. Снижение затрат на персонал при аутсорсинге бухгалтерских услуг
Содержание штатного бухгалтера — это не только зарплата. К расходам добавляются налоги, отпускные, больничные, обучение, рабочее место и программное обеспечение. Бухгалтер на аутсорсинге стандартно обходится дешевле штатного сотрудника, т.к. оплата производится по факту оказания конкретных услуг. Для малого и среднего бизнеса бухгалтер на аутсорсинге особенно актуален: можно получить квалифицированную бухгалтерскую поддержку без значительной нагрузки на бюджет.
2. Бухгалтерия на аутсорсинге – это доступ к команде профессионалов
В аутсорсинговой компании обычно работает не один бухгалтер, а команда специалистов. В нашей компании это бухгалтеры по разным участкам учета, налоговые консультанты, кадровые специалисты, налоговые юристы, аудиторы, в том числе и с опытом работы в надзорных органах. Это означает, что при аутсорсинге бухгалтерии бизнес получает доступ к коллективной экспертизе, в том числе и смежных профессионалов.
Если меняется законодательство, компания-аутсорсер получает опыт решения новых задач быстрее, чем кто бы то ни было. При возникновении нестандартных ситуаций, компания, предоставляющая аутсорс бухгалтерии уже имеет опыт решения подобных кейсов.
3. Бухгалтерский аутсорсинг минимизирует риски штрафов
Профессиональные аутсорсинговые компании заинтересованы в качестве своей работы и несут ответственность за ведение учета. В договоре прописываются обязательства по соблюдению сроков сдачи отчетности и корректности расчетов.
Регулярное повышение квалификации специалистов и внутренний контроль помогают снизить риск ошибок, которые могут привести к штрафам и проверкам.
Также об уровне профессионализма внешних специалистов может говорить готовность компенсировать потенциальные убытки в зоне его ответственности.
4. Гибкость и масштабируемость
При росте бизнеса увеличивается объем бухгалтерской работы. Помимо описанных выше затрат расширение штата может потребовать времени. При аутсорсинге бухгалтерии же достаточно изменить тариф или перечень услуг — и учет будет масштабирован под новые задачи.
Аналогично при снижении активности бизнеса, в том числе, из-за сезонности, можно уменьшить объем услуг и сократить расходы.
5. Экономия времени собственника
Предпринимателю не нужно контролировать работу главного бухгалтера на аутсорсинге, отслеживать изменения законодательства или решать кадровые вопросы. Все это берет на себя подрядчик. Освободившееся время можно направить на развитие бизнеса, продажи и стратегию.
6. Минимизация проблем из-за человеческого фактора
Аутсорсинговая компания «не ходит» в отпуск, декрет и на больничный.
7. Бухгалтерский аутсорсинг – это конфиденциальность и безопасность
Ни рядовой, ни главный бухгалтер на аутсорсинге не связаны с коллективом, не разглашают данные по заработной плате и не вступят в сговор с кем-либо из сотрудниковВозможные минусы бухгалтерского аутсорсинга
Несмотря на очевидные преимущества, важно учитывать и особенности работы с внешней бухгалтерией.
1. Меньшая вовлеченность в процессы компании
Штатный бухгалтер находится внутри бизнеса и лучше понимает его операционные особенности. Внешнему специалисту может потребоваться время, чтобы погрузиться в специфику деятельности.
Это недостаток больше свойственен начальному этапу взаимодействия. Он может отсутствовать при достаточном профессионализме аутсорсера и грамотно выстроенной коммуникации между заказчиком и исполнителем.
2. Зависимость от внешнего подрядчика
Передавая ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, компания частично зависит от подрядчика. Поэтому важно выбирать надежного партнера с опытом работы, прозрачными процессами и четкими условиями договора. Профессиональные компании обеспечивают резервирование специалистов и бесперебойность работы, что снижает возможные риски.
3. Необходимость организовать документооборот
Для эффективной работы потребуется наладить передачу документов и данных. Сегодня это несложно: электронный документооборот и облачные сервисы позволяют обмениваться информацией быстро и безопасно. Тем не менее на начальном этапе потребуется выстроить удобную систему взаимодействия.
Итог
Бухгалтерский аутсорсинг — это современное решение, позволяющее бизнесу сосредоточиться на развитии и стратегических задачах. Он снижает расходы, повышает качество учета и минимизирует риски. При этом важно выбрать надежного партнера и выстроить эффективное взаимодействие.
Если вы задумываетесь о передаче бухгалтерии на аутсорс, начните с консультации: профессионалы помогут оценить текущие процессы, рассчитать экономию и предложить оптимальный формат сотрудничества. Это первый шаг к более прозрачному, безопасному и эффективному финансовому управлению вашей компании.
